Por si fuera de utilidad...
Se presentan
las siguientes directrices generales para la conducción de reuniones de trabajo con objeto de agilizarlas, aumentar su eficiencia y
dinamizar la toma de decisiones:
Es necesario que
haya un líder, y que tenga capacidad de
decisión. Se debe evitar tensiones innecesarias, voces elevadas e intercambio
de impresiones sin un criterio claro, y sobre todo, sin un responsable que
dirija al grupo. Si no hay un líder con poder de
decisión o no hay ninguna decisión importante que tomar, mejor que no se
celebre la reunión.
Máximo diez
personas. Cuanto mayor es el grupo menor
es la concentración de sus componentes y es más fácil que se dispersen las
ideas o se caiga en debates estériles. Si la reunión cae en una situación de
bloqueo el líder debe tomar decisión inmediata sobre el punto de bloqueo o
pasar a otro asunto.
Si no se va a
aportar, mejor no ir. Las reuniones tienen que ser
productivas y conducir a un fin previamente establecido. Para ello es necesario
que cada asistente aporte algo, y no simplemente se limite a expresar su
opinión. Si no se ha preparado la reunión se comunica el hecho al líder y no
disculpa la asistencia.
Puntualidad. Toda reunión implica la inmovilización de valiosos recursos, por tanto, toda
reunión debe tener como objetivo alcanzar fines productivos. Esperar a los que
se demoran es una auténtica pérdida de tiempo inaceptable.
La reunión no
debe ser un cuello de botella. Si
la decisión que se debe tomar requiere de una resolución urgente, la reunión correspondiente
debe celebrarse de forma inmediata.
Nota: se debe fomentar el encuentro
entre responsables de distintos departamentos y servicios de forma periódica y
sin agenda preestablecida ya que está demostrado que en dichos encuentros
afloran problemas y disfunciones que encuentran más fácil solución en dicho
entorno que en una reunión formal con orden del día cerrado.
Basics for eficient meetings (Think Quarterly, Google’s VP Kristen Gil) :
·
Every meeting must have
one clear decision maker. If there's no decision maker -- or no decision to be
made -- the meeting shouldn't happen.
·
No more than 10 people
should attend.
·
Every person should give
input, otherwise they shouldn't be there.
· No decision should ever
wait for a meeting. If a meeting absolutely has to happen before a decision
should be made, then the meeting should be scheduled immediately.
These rules sound like
common sense, but they often disappear as companies get large and people call
meetings more for political or ego-boosting reasons than to actually get
anything done.
