DIRECTRICES PARA MEJORAR LA EFICACIA Y EFICIENCIA EN LAS REUNIONES DE TRABAJO.

Por si fuera de utilidad...

Se presentan las siguientes directrices generales para la conducción de reuniones de trabajo con objeto de agilizarlas, aumentar su eficiencia y dinamizar la toma de decisiones:

Es necesario que haya un líder, y que tenga capacidad de decisión. Se debe evitar tensiones innecesarias, voces elevadas e intercambio de impresiones sin un criterio claro, y sobre todo, sin un responsable que dirija al grupo. Si no hay un líder con poder de decisión o no hay ninguna decisión importante que tomar, mejor que no se celebre la reunión.

Máximo diez personas. Cuanto mayor es el grupo menor es la concentración de sus componentes y es más fácil que se dispersen las ideas o se caiga en debates estériles. Si la reunión cae en una situación de bloqueo el líder debe tomar decisión inmediata sobre el punto de bloqueo o pasar a otro asunto.

Si no se va a aportar, mejor no ir. Las reuniones tienen que ser productivas y conducir a un fin previamente establecido. Para ello es necesario que cada asistente aporte algo, y no simplemente se limite a expresar su opinión. Si no se ha preparado la reunión se comunica el hecho al líder y no disculpa la asistencia.   

Puntualidad. Toda reunión implica la inmovilización de valiosos recursos, por tanto, toda reunión debe tener como objetivo alcanzar fines productivos. Esperar a los que se demoran es una auténtica pérdida de tiempo inaceptable.

La reunión no debe ser un cuello de botella. Si la decisión que se debe tomar requiere de una resolución urgente, la reunión correspondiente debe celebrarse de forma inmediata. 

Nota: se debe fomentar el encuentro entre responsables de distintos departamentos y servicios de forma periódica y sin agenda preestablecida ya que está demostrado que en dichos encuentros afloran problemas y disfunciones que encuentran más fácil solución en dicho entorno que en una reunión formal con orden del día cerrado.

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Basics for eficient meetings (Think Quarterly, Google’s VP Kristen Gil) :

·         Every meeting must have one clear decision maker. If there's no decision maker -- or no decision to be made -- the meeting shouldn't happen.

·         No more than 10 people should attend.

·         Every person should give input, otherwise they shouldn't be there.

·     No decision should ever wait for a meeting. If a meeting absolutely has to happen before a decision should be made, then the meeting should be scheduled immediately.

These rules sound like common sense, but they often disappear as companies get large and people call meetings more for political or ego-boosting reasons than to actually get anything done.